PERGUNTAS E RESPOSTAS
1. O que significa o status PENDENTE para uma ação no SIGA?
- Como existem campos do cadastro que o preenchimento só é permitido após a aprovação da ação, ela seguirá com o status PENDENTE até que todos esses dados sejam preenchidos. Quando isso ocorrer, automaticamente a ação passará ao status de ATIVA.
2. Como trocar a situação de uma ação SUSPENSA para ATIVA?
- Essa mudança só pode ser feita pelo coordenador da unidade e pela equipe da PR5. Contudo, os coordenadores de ação continuam com autonomia para passar uma ação de ATIVA para SUSPENSA.
PORÉM, durante o período remoto, por força da pandemia COVID-19, o coordenador da ação deve preencher o formulário de VALIDAÇÃO e aguardar a análise da Diretoria Adjunta de Extensão. Ver também o Manual disponível em https://xn--extenso-2wa.ufrj.br/images/Valida_Extens%C3%A3o/Valida_Extens%C3%A3o_2_etapa_-_orienta%C3%A7%C3%B5es_-_FINAL.pdf
3. Preenchimento do Relatório – Quando deve ser feito o relatório?
- Os relatórios podem ser feitos entre o período de início e fim das ações registrados no formulário das ações. Por exemplo, cadastrei uma Ação de Extensão, um PROJETO, por exemplo, agora e pretendo continuar com ele por cinco anos. Então vou preencher data de início 06 de agosto de 2020 e data de fim 06 de agosto de 2025. Em 2021, quando eu for fazer um relatório, a data de início do RELATÓRIO será 06/08/2020 e a data de fim do RELATÓRIO, por exemplo, 06/08/2021. Se preencher no relatório uma data que não está prevista no registro, a data não será aceita.
Sobre a periodicidade, ela consta no regulamento da extensão aprovado pelo CEU: Projetos – a cada 12 meses; Cursos – ao fim de cada turma; Eventos – Ao fim de cada edição.
Tiramos a terminologia de final e parcial: é um relatório do período.
4. Preenchimento do Relatório – como atribuir carga horária para cada participante?
- No momento de colocar carga horária para os participantes (palestrantes, professores convidados etc.), clicar na opção EDITAR ao lado do nome de cada um dos participantes. Abrirá uma nova janela para fazer os ajustes da carga para cada um conforme a sua participação na ação.
5. É possível editar a data de ingresso no campo de cada estudante na janela Membros Internos?
6. Preenchimento do Relatório – Como incluir novos participantes?
- A inclusão de novos membros deve ser feita no registro, antes de preencher o relatório.
7. Preenchimento do Relatório – Como é possível destacar no relatório no SIGA que a ação continuará ativa?
- O tempo de atividade da ação está no registro. Há um campo início e fim da ação, é lá que nos indica até quando a ação está ativa. O relatório só pode ser feito dentro desse período indicado lá, inclusive.
8. Como SUSPENDER uma ação?
- O coordenador da ação deve preencher o relatório ANTES de suspender a ação. Todos os campos deverão estar preenchidos.
9. Como creditar carga horária dos estudantes?
- Apenas ações ATIVAS conseguem creditar horas de extensão para os estudantes inscritos e ativos. Dessa forma, ANTES de suspender uma ação, o coordenador deve efetuar o lançamento das horas de extensão dos estudantes que ainda estão ativos.
Por enquanto, os estudantes só podem creditar até 180 horas na mesma ação. As horas são lançadas em tela específica, que não é a do relatório. Quando o estudante extensionista recebe o APTO, ele sai da equipe e aparece apenas no relatório, para que seja providenciado o certificado. Se ele receber APTO ele não consegue mais fazer requerimento para aquela ação. O sistema lê da mesma forma que o estudante aprovado em uma disciplina não consegue se inscrever novamente nela. Eles só devem ser creditados ao fim da participação deles e não por semestre. Somente no campo ESTUDANTES EXTENSIONISTAS poderão ser creditadas a carga horária.
10. Ações no período remoto – as ações aprovadas agora têm que ser focadas exclusivamente na pandemia e nos encontros remotos, valendo só para este período, ou depois podem continuar no presencial (mais que nada pelo peso da justificativa para a ação ser fundamental sobre a pandemia)?
- Aconselhável que todas as ações aprovadas possam ser desenvolvidas de forma remota, pelo menos uma parte delas. Mas não precisam ser necessariamente ações voltadas para questões sobre a pandemia.
Pela resolução 03/2020, todas as atividades presenciais das ações de extensão estão suspensas, no entanto, excepcionalmente as atividades de prevenção e enfrentamento à pandemia COVID-19, previstas nas ações de extensão devidamente registradas na Pró-Reitoria de Extensão, estão autorizadas a serem realizadas presencialmente, desde que respeitadas as condições de biossegurança e os protocolos institucionais definidos pelo Grupo de Trabalho Multidisciplinar para Enfrentamento da COVID-19 da UFRJ, instituído pela Portaria Nº 2336, de 18 de março de 2020, bem como as portarias da Reitoria e Resoluções do CONSUNI.
11. As ações vão ter que passar por um novo processo de avaliação para ver se são adaptáveis ao trabalho remoto?
- As ações não serão reavaliadas integralmente. Todos os coordenadores que desejarem manter suas ações ativas, e com possibilidade de creditação para os estudantes, durante o isolamento social deverão responder o formulário de validação. Ao final do prazo inicial, as ações cujos(as) coordenadores(as) não submeteram o formulário ou que não tiveram suas adequações aprovadas, tiveram sua ação “Suspensa”. O procedimento segue as orientações das resoluções 03 e 04/2020 do CEU. Ver https://xn--extenso-2wa.ufrj.br/images/Valida_Extens%C3%A3o/Valida_Extens%C3%A3o_2_etapa_-_orienta%C3%A7%C3%B5es_-_FINAL.pdf
12. Como editar dados dos membros da equipe?
- No registro da ação, agora temos três grupos diferentes de equipe: MEMBROS INTERNOS (docentes, técnicos e estudantes que NÃO IRÃO creditar as horas de extensão), MEMBROS EXTERNOS (todos aqueles que não fazem parte dos quadros da UFRJ) e ESTUDANTES EXTENSIONISTAS (todos os estudantes que ingressam via requerimento passam a compor esse grupo).
Os membros da equipe agora podem ter suas informações editadas, clicando no ícone disponibilizado para isso.
Na implantação do campo Estudantes Extensionistas, os estudantes ficaram DUPLICADOS. Cabe ao coordenador da ação excluí-los do campo MEMBROS INTERNOS. Só neste campo poderão ser creditadas as horas pelo SIGA para os estudantes.
13. Como encontrar o formulário para validação de ações de extensão ativas durante a pandemia de COVID-19?
14. O aluno que se inscreveu no RCS no PLE tem que se inscrever de novo?
- Se ele já tinha inscrição em RCS antes do PLE, não. Se não tinha, sim.
15. Tem que requerer participação na ação de novo?
- Se estiver ativo(a), não. Só precisará pedir para participar de novas ações.
16. Como será o crédito das horas cumpridas no PLE? Temos que lançar separado?
- Não. O coordenador da ação lança no sistema ao final da participação do estudante (que pode ir além do PLE) e depois o sistema vai migrar essas horas para o RCS dos períodos “normais”.
17. Como substituir bolsista de extensão?
- O Coordenador da ação deve preencher o formulário disponível em https://xn--extenso-2wa.ufrj.br/index.php/editais/profaex e enviar para profaex@pr5.ufrj.br
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